Onderzoek wijst uit:

23% van de werktijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van documenten.

20% van de documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn

71% van uw collega’s bewaart belangrijke emails in hun lokale (vaak Outlook) folders.

Naar schatting ligt 80% van de bedrijfsinformatie vast in papieren of digitale documenten, al dan niet gegenereerd door een ander software systeem.

Houdt u het overzicht? 

Werken met een regulier Document Management Systeem (of DMS) biedt vele voordelen:

- Minder fouten

- Betere besluitvoming

- Tijdsbesparing

- Besparing archiefruimte

- Voldoen aan wet en regelgeving

Case Management biedt meer!

Document Management is meer als alleen archiveren en terugvinden. Informatie verandert continu en is alles behalve statisch. In uw organisatie zal een deel van deze dynamiek enerzijds volgens vastomlijnde en vastgelegde procedures verlopen. Maar een (waarschijnlijk) groter deel van de dynamiek verloopt via voortdurende interacties tussen alle mensen die iets met uw organisatie van doen hebben. En volgt dus niet uw vastomlijnde en vastgelegde procedures. Maar binnen uw case of zaak (of project) wilt uw wel precies weten wat er gebeurt! Ook het onzichtbare deel buiten buiten de vaste procedures. We hebben hier een speciale workflow methodiek voor bedacht.

Workflow

De workflow functionaliteit van onze software koppelt de informatie aan een planning en houdt de voortgang bij. Stappen worden voorgesteld op basis van de geschiedenis. Een notificatiesysteem waarschuwt voor naderende deadlines. Dit leidt tot minder fouten en minder arbeidskosten. Alle dynamiek en voortgang wordt gelogd, gearchiveerd en geanalyseerd. Om te leren van het verleden en de processen aan te scherpen. En om inzicht te hebben op lopende zaken, fouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan wetgeving. Ons systeem biedt daarnaast uitgebreide mogelijkheden voor managementrapportages, waarmee knelpunten in informatievoorziening werkprocessen herkend en verbeterd kunnen worden.

Kosten

Het systeem wordt aangeboden voor een zeer scherpe prijs! Bovendien is het gegarandeerd binnen enkele uren klaar voor gebruik! Indien u kiest voor een online versie (of Saas) oplossing nog sneller! Er zijn geen langdurige procesanalyses of andere (dure) consultant praktijken nodig om het in te richten. Elke gebruiker van het systeem zal het systeem onmiddellijk snappen.