De transportsector staat bekend om de papierwinkel rondom elk transport. De logistiek rondom deze informatieprocessen is complex en kan flink in de papieren lopen als het niet volgens plan verloopt. Daarom kan goede case management software een groot verschil maken. Door het complete dossier centraal en digitaal op te slaan, kunnen alle partijen te allen tijde bij de nieuwste versies van de informatie.

Een enorme hoeveelheid en variëteit aan documenten

Door het hele transportproces heen spelen documenten een grote rol. Deze gaan over essentiële onderdelen van het transport zoals orders, milieuverordeningen, invoerrechten, aangifteformulieren, CMR’s,  exportdocumenten, vergunningen voor strategische goederen, veiligheidscontrole op levensmiddelen en consumentengoederen, taakverdeling en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen, betalingscondities en andere financiële en handelsdocumenten.

Al deze documenten worden door verschillende afdelingen en vanuit verschillende rollen gecreëerd, verzameld of goedgekeurd. Ook komen ze vaak uit andere systemen of bronnen.

Dossiers worden overgedragen van persoon naar persoon, statusveranderingen worden doorgegeven en doordat iedereen eigen kopieën maakt ontstaan er talloze schaduwdossiers. Dit maakt de logistiek erg complex, tijdrovend, foutgevoelig en duur. Toch is het juist in de transportsector belangrijk dat alle partijen zorgvuldig te werk gaan. Als het proces niet perfect is gestroomlijnd is de kans op vertraging, boetes, schade of kosten van tijdelijke opslag in depots vrij groot.

Oplossing: Case Management Software

Het centraal en digitaal opslaan van alle documentatie is een uitkomst. Tot voor kort waren er twee aanpakken op de markt: document management systemen (DMS) en workflow gebaseerde systemen. Het eerste concentreert zich op dataopslag, het tweede op het proces. Sinds enkele jaren bestaat er ook software die de voordelen van deze twee systemen combineert. Case management software zet het gewenste eindresultaat, in dit geval een succesvol transport, centraal. Via een web browser wordt een realtime virtueel dossier beschikbaar gesteld waar iedereen altijd bij kan. Ook onderweg via smartphones of tablets.

 Smart Case Management

Ons web-based case management systeem  helpt om beter samen te werken, sneller actie en beslissingen te nemen en werkprocessen soepeler, transparanter en sneller te laten verlopen.

Het is een oplossing met workflow én analysetools, dat makkelijk aansluit op andere systemen. Hierdoor is de case management software ook specifiek geschikt voor de transport- en exportsector. Documenten en informatie zoals mails, formulieren, afspraken en commentaren worden centraal opgeslagen als dossiers volgens de Export Dossier Structuur. Waar vroeger elke afdeling zijn eigen informatie verzamelde en opsloeg, wordt dit nu centraal gedaan in een gestructureerd dossier. Managers van de afdelingen, de medewerkers van de export binnendienst en de douane hebben zo te allen tijde een overzicht over het werkpakket en de status van de werkzaamheden.

NOConsultantLogo2

Door de heldere opzet is het systeem makkelijk en direct te gebruiken. Langdurige consultancy trajecten zijn niet nodig, binnen enkele uren werkt u er mee.  De user interface bestaat uit één scherm waarin alle informatie te vinden is. Er is sprake van een hoge gebruikersacceptatie doordat medewerkers hun werkwijze amper aan hoeven te passen. Een uitgebreide en snelle zoekmachine zorgt ervoor dat u altijd de benodigde informatie over uw zendingen kunt terugvinden.  Het systeem biedt ook alle standaardopties van een goed document management systeem (DMS), zoals versiebeheer en opslagtermijnen. Bovendien is het uitgerust met open standaarden zodat het aan vrijwel elk systeem gekoppeld kan worden.

Smartflow

Het systeem biedt ook een extra service op het gebied van planning: Het geeft inzicht in de status van het transport en in de taakverdeling. Het biedt ook de mogelijkheid om activiteiten uit te zetten en te beheren. Gebruikers krijgen dan een e-mail met instructies over hun taak en worden op tijd gewaarschuwd als termijnen bijna aflopen. Managers kunnen online zien welke medewerker welke transporten behandelt en hebben altijd inzicht in de compleetheid van de bij een zending behorende documenten. Alle stappen en veranderingen worden gelogd en gearchiveerd volgens de wettelijke richtlijnen. Vervolgens analyseert onze Case Management software deze gegevens om de zwakke punten in het bedrijfsproces te identificeren en zo de efficiency te verhogen.