Documentbeheer en dossiervorming in het onderwijs
In het onderwijs kan digitalisering van informatie een enorme verbetering van efficiëntie en kwaliteit met zich meebrengen. In de meeste onderwijsinstellingen is het gebruik van software daarom al volledig ingeburgerd. Helaas geldt dat vooral nog voor primaire onderwijsdoeleinden. De aandacht verschuift nu langzaam naar het gebruik van ICT toepassingen voor de ondersteunende processen, zoals contractbeheer, documentverwerking, accreditatieprocessen, decentrale selectie, dossiervorming (personeels-/studentendossiers) en aanvraagprocedures.

De uitdaging

Onderwijsinstellingen zijn complexe organisaties met ingewikkelde informatiestromen. Informatiestromen die voortdurend veranderen. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het verzamelen, opslaan, beheren en raadplegen van informatie. Voor elk (deel)proces is er aparte software, waar ieder vaak op eigen wijze mee omgaat. Niet alleen kost dit veel tijd, de kans op fouten is groot omdat de informatie vaak niet compleet, beschikbaar of actueel is. Hierdoor werkt men niet efficiënt, maar ook het voldoen aan wet- en regelgeving komt in het geding.

Voorbeelden
Denk aan het (op het eerste gezicht) eenvoudig uitziend proces als inschrijven van leerlingen of studenten. Hoe dit ook georganiseerd is; het gaat altijd gepaard met grote hoeveelheden informatie, grotendeels niet afkomstig uit uw eigen software. Wordt alle informatie rondom dit proces bij u efficiënt verwerkt? En is het altijd en overal volledig en actueel beschikbaar? Of mist u soms net dat ene cruciale mailtje in de mailbox van medewerker X of dat ten tijde van inschrijven nog niet beschikbare diploma van student Y?

Denkt u ook eens aan een alledaags proces als factuurverwerking. Onderwijsinstellingen ontvangen grote hoeveelheden facturen. Het afhandelen van deze facturen is een tijdrovend en complex proces, waar verschillende disciplines binnen en buiten uw organisatie bij betrokken zijn? Heeft u grip op alle facturen? Of verwerkt u ze met behulp van uw financiële software, netwerkschijven en heel veel mailboxen?

De oplossing
Liderado biedt een dynamisch case management systeem waarmee u complexe, documentintensieve processen optimaliseert. En niet alleen dat: door speciale workfklow worden ook afspraken en activiteiten aangestuurd. Met ons systeem bouwt en behandelt u volledige digitale dossiers:
• De vaak grote en her en der verspreide papierendossiers worden vervangen door eenduidige digitale dossiers:
• De communicatie om processen af te handelen vindt volledig digitaal plaats;
• Afhandeltermijnen worden in de gaten gehouden,zodat deadlines minder vaak overschreden worden.

Gebruikersacceptatie
Een succesvolle invoering wordt voor een groot deel bepaald door de acceptatie van het nieuwe systeem door de gebruiker. Belangrijk daarin is dat medewerkers niet worden gedwongen om volgens een dwingend stramien te moeten werken. Onze software stelt niet het document, maar het dossier en de huidige werkwijze centraal. Zo is bijvoorbeeld de opbouw van digitale dossiers en bijbehorende documenten vergelijkbaar met de opbouw van uw digitale mappenstructuur, kasten, ordners en hangmappen waarin informatie vaak niet actueel of volledig is. Hierdoor verandert er weinig in de werkwijze van uw medewerkers en wordt het systeem als zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig ervaren. 

Snel up en running

Meestal kost de inrichting en implementatie van een soortgelijk pakket weken aan voorbereiding en uitvoering. Niet bij ons!  Er zijn geen langdurige en dure analyses vooraf nodig. Het systeem vormt zich automatisch rondom uw eigen werkwijzes en procedures! Ook als die vaak veranderen!
Dankzij zeer duidelijke schermen ende speciale workflow  zal elke gebruiker er bliksemsnel mee kunnen werken en zijn uw werkprocessen in mum van tijd beschikbaar.   In de regel draait ons systeem binnen één dag. U heeft dus gegarandeerd een snelle implementatie waarna u snel kunt starten met besparen van tijd en geld. Middelen die u vast elders goed kunt gebruiken!

Toegevoegde waarde voor uw organisatie

• Vertrouwelijk en efficiënt beheer van dossiers;
• De kans op fouten neemt sterk af doordat uw organisatie altijd beschikt over de juiste en meest actuele informatie en u dus voldoet aan wet- en regelgeving;
• Extra werkruimte doordat het papieren archief wordt vervangen door digitale dossiers;
• Besparing in tijd en geld door digitaal werken.

Onderwijs2