Verslag seminar beheersbare en efficiëntere exportadministratie

Een exporterende onderneming wordt geconfronteerd met een flinke papierwinkel. Paklijsten, fakturen, certificaten, offerte, douane documenten, kortom de complete exportadministratie. Voor uw bedrijf staat maar één persoon centraal en dat is uw klant! En u bent verantwoordelijk voor die klant, maar u bent ook verantwoordelijk voor een efficiënte afhandeling van zaken binnen uw bedrijf.

Redenen genoeg dus voor Fenedex om samen met Serenga op 27 september 2012 een seminar te organiseren over de   complexiteit van een Seminar Export 27 september Floriade banner_300x250_15_08exportadministratie. Doelstelling was het verband zien tussen de verschillende documenten, bekend raken met diverse termen, waaronder de Incoterms® 2010, en er werd een digitale oplossing te bieden voor een papierloze interne papierwinkel.

Fred de Koning, managing director van “The Import Export Specialist”, beet het spits af. Na een interactieve en duidelijke uitleg over soorten leveringsvoorwaarden onder Incoterms 2010 besloot hij zijn sessie met een vraag. Die, helaas, duidelijk uitwees dat zaken als Free On Board of Carriage and Insurance Paid in de praktijk nog niet zo makkelijk zijn.

Bekijk hier zijn presentatie:

Volgende spreker, dhr Bart Stelder, legde namens Serenga uit hoeveel tijd en geld er bespaard kan worden als exportdocumenten digitaal verwerkt worden. Voorzien van uitgebreide argumentatie uit de praktijk.

Wij spenderen 23% van onze tijd aan het zoeken naar informatie

Bart refereert aan enkele onderzoeken waaruit blijkt dat ca. 60-80% van onze bedrijfsprocessen niet beheerst verloopt. Maar gemanaged wordt via documenten en emails. In de haven van Rotterdam worden jaarlijks ca 300.000.000 (export)documenten verwerkt.  20% van die documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn. Gemiddeld 23% van de tijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van documenten. “In deze wanorde brengt Serenga orde”, zegt hij.

Bart beschrijft vervolgens de workflow van de Export-afdeling van Océ waarin in iedere schakel een schaduwdossier wordt aangemaakt van diezelfde export documenten om de informatie “in ieder geval beschikbaar te hebben”. Toch blijven de vragen komen zegt Bart: “waar is die informatie”, “wie is daar mee bezig” en “wat is de status daarvan”. Dit leidt dan tot de volgende problemen, en niet alleen bij exporterende bedrijven:

Generieke kostbare problemen bij veel exporterende organisaties

  • Tijdverlies door het moeten zoeken naar de juiste en laatste informatie tbv de zending
  • Hogere kosten door oponthoud (aan grens) – wachttijden
  • Verlies van klanten door (te) late levering
  • Imago schade
  • Gefrustreerde medewerkers

“Maar wat nu als we de informatie centraal en eenduidig opslaan. Als we altijd kunnen werken met de laaste en meest up-to-date versie van het dossier. Als alle informatie overal en altijd beschikbaar is. Als we te allen tijde overzicht hebben over het werk en een systeem ons informeert als er iets van ons verwacht wordt”.

“Zo´n situatie is geen utopie, maar is realiseerbaar met een applicatie als Serenga”.

Bekijk hier zijn presentatie

Rob Ewalds directeur van Gaston Schul gaf vervolgens een korte presentatie over de diensten mbt de douanelogistiek en het afhandelen van de douane documenten die Gaston Schul aanbiedt.

De beslissing van exporterende bedrijven om het logistieke douanetraject uit te besteden heeft uiteenlopende redenen. Niet in de laatste plaats is dit het gemak van het uitbesteden, of het gebrek aan tijd. Maar de reden is vooral de toegevoegde waarde van douanespecialisten en de vergunning die Gaston Schul heeft om die aangifte te doen.

Omdat het uitbesteden van specialistische douanetaken steeds meer voorkomt speelt Gaston Schul een steeds grotere rol in het logistieke (douane) proces voor veel exporterende bedrijven.

Digitaliseren van de stroom van exportdocumenten

Peter de Vor (ICT Project Manager) ging vervolgens in op de besparingen die Serenga op hun bedrijfsvoering heeft.

Het digitaliseren van de exportdocumenten is voor Gaston Schul uitermate belangrijk. Export documents moeten op 15 locaties beschikbaar zijn, maar ook gescand en beschikbaar gesteld worden aan andere locaties. Dit vereist opslag op één centrale locatie. Zodat exportdocumenten direct en altijd overal beschikbaar zijn.

Een opdracht voor Gaston Schul vereist een grote hoeveelheid informatie zoals: Officiële documentatie over de fiscale en directe vertegenwoordiging van de klant, het BTW nummer en zijn kredietwaardigheid. Daarnaast vraagt elke opdracht om specifieke informatie zoals: de opdrachtbevestiging, de factuur, de inklaringsgegevens het CMR en het afleverbewijs.

40.000 documenten per jaar

Hier gaat het dus bij circa 500 klanten en 800 opdrachten per maand om jaarlijks bijna 40.000 export documenten die verwerkt moeten worden tot complete dossiers.

Hoe help Serenga daarbij

Serenga maakt het Gaston Schul mogelijk om die enorme hoeveelheid dossiers makkelijk te controleren op

1) Juistheid,

2) Tijdigheid en

3) Volledigheid

Aanzienlijke besparingen met Serenga

Peter gaat door het het presenteren van de voordelen die Serenga  heeft gebracht: “Serenga maakt het mogelijk alle klant- en zendingsgegevens per zending op alle locaties overzichtelijk beschikbaar te hebben. “We kunnen na x tijd controleren of deze gegevens al beschikbaar zijn. De automatische controle in Serenga of de juiste export documenten beschikbaar zijn in het dossier (red. volledigheid dossier) en het vervolgens automatisch uitsturen van een email naar de klant met het verzoek tot aanlevering van de juiste gegevens, mocht die informatie er nog niet zijn, bespaart ons circa 3 FTE´s per jaar”.

Peter de Vor sluit vervolgens af met de opmerking: “Wij hebben gekozen voor Serenga in verband met de flexibele inrichting, dat er geen technische kennis voor gebruik en installatie van het pakket noodzakelijk is, dat het gebruikersvriendelijk is, dat de dossieropbouw duidelijk is weergegeven – net zoals in de papieren dossiers, dat er een workflow kan worden aangemaakt en dat er automatisch emails en rappels kunnen worden verstuurd”.

Zie hier de presentatie

Gaston Schul Presentatie Fenedex seminar