Complexiteit is een uitdaging voor managers in grote organisaties, maar ook voor hun medewerkers in de uitoefening van eigen taak binnen de eigen afdeling. Er zijn vele boeken geschreven over persoonlijke effectiviteit, planning en organisatie. Er is een boek dat een allesomvattende en toch simpele methode beschrijft, dat bekend is geworden met de afkorting GTD. Het gaat om het boek “Getting Things Done”van David Allen.

casemanagementSimpel gezegd, ik doe Mr. Allen vast tekort hiermee, komt zijn methode om projecten aan te pakken neer op het volgende: bedenkt wat het einddoel is, bepaal de eerstvolgende logische actie op weg naar dat einddoel, plan de uitvoering van deze actie, voer de actie uit op het geplande tijdstip, en bepaal opnieuw de volgende stap. Herhaal tot het doel is bereikt.

Het aardige is dat hij niet focust op de aaneenschakeling van stappen, een compleet projectplan of een volledig stappenplan. Nee, focus op het einddoel en de eerstvolgende logische stap, daar gaat het om. Als je een hindernis of verstoring tegenkomt, dan ‘deal’ je daarmee op dezelfde wijze: wat was het doel ook al weer, en welke stap moet ik nu om die hindernis heen zetten om dichter bij het doel te komen.

Iemand zal zeggen dat het hele proces efficiënter wordt als je vooraf rekening houdt met mogelijke hindernissen en hier alvast omheen plant. Als je je route al helemaal uittekent. Natuurlijk geldt dat. Maar welk werkproces kan van a tot z gepland worden en volgens planning uitgevoerd worden? Of je bent heel lang bezig met plannen en het ontwerpen van je route, of je bent bij de eerste de beste verstoring helemaal de weg kwijt.

Het concept van David Allen om niet alle stappen voor het realiseren van je einddoel te plannen, vormt de basis voor bedrijfssoftware met de naam: Dynamic Case Management.

Forrester Research, een toonaangevend technologie en marktonderzoeksbureau op het gebied van business software en applicaties, zegt over DCM: “it represents a totally new approach. DCM is a semistructured but also collaborative, dynamic, human, and information-intensive process that is driven by outside events and requires incremental and progressive responses from the business domain handling the case”.

Dus mijn advies: einddoel enorm scherp voor ogen houden, maar je stappen niet te ver vooruit plannen. Dit geeft een opgeruimd bureau en rust in het hoofd…

____________________________________________________________________________________

Dit bericht is eerder gepubliceerd op http://www.serenga.com/nl/kennisblog/2012/06/18/omgaan-met-complexiteit/

Het is geschreven door Marc Verspeek, directeur en CTO Serenga. Marc is te volgen op twitter.