Een document management systeem (of DMS), iedereen kent ze wel. Ze zijn bijzonder handig als je organisatie veel met documenten werkt.  Een DMS ondersteunt je in opslaan, bewerken, delen en terugvinden van al die documenten in allerlei formaten. Een goed DMS biedt daarnaast de mogelijkheid procesgericht te werken.

Heel erg handig natuurlijk. Maar besef je dat je met een goed geïmplementeerd DMS op een bak informatie zit waar je nog veel meer mee kunt doen? En dan bedoel ik niet de aanwezige documenten, emails of andere bestanden!

KM tellerNee, als je een goed DMS gebruikt wordt elke activiteit gelogd. In ons geval in een doodnormale SQL database. En zoals aan de meeste databases zit er dus ook een rapportage mogelijkheid bij, SQL Reporting in dit geval.

Stel je eens voor dat je een DMS hebt draaien met de mogelijkheid om procesgericht te werken. Elke stap in het proces wordt dan vastgelegd in je database. Denk je eens in wat je met die informatie kunt! Vooral als je een beetje handig bent met het bijbehorende rapportagegereedschap.  Dan kun je dus elke stap in het proces laten zien.En koppelen aan een meetpunt als doorlooptijd,  juiste documenten, juiste volgende stap, uitzonderingen etc etc. En inzicht in je meetpunten (of KPI’s)  is toch eigenlijk de basis van sturing?

Ingewikkeld? Nee hoor! Mits je enigszins iets weet van SQL reporting. En van je bedrijfsprocessen!

Voorbeeld: Doorlooptijd per dossier:

In eerste instantie een simpel en basaal voorbeeld. Maar wat als je je DMS gebruikt voor een klantgericht proces op bijvoorbeeld een service-afdeling. Dan is het handig de doorlooptijden in de gaten te houden! Niet om je collega’s te ontvrienden, maar om je klant tevreden te houden. En  inderdaad, het is niet zo lastig om een email of sms te krijgen als de gewenste doorlooptijd overschreden dreigt te worden.

Maar je kunt nog verder gaan.

Persoonlijk ben ik niet zo’n voorstander van de welbekende metertjes en leuke grafiekjes. Maar, toegegeven, ze zijn wel uitermate geschikt om op hoofdlijnen te kunnen sturen. In bovenstaand voorbeeld op orderintake en customer support. Gelukkig is er altijd de mogelijkheid om in te zoomen op details. Welk detail? Dat kun je dus zelf bepalen!

Je hoeft de data overigens niet perse grafisch weer te geven. Excel is ook een prima “gebruikers interface” voor dit soort sturing.