Bergen papier, onoverzichtelijke stapels dossiers en een alsmaar aangroeiende hoeveelheid documenten, vragen, klachten, rekeningen, klantgegevens enzovoort enzovoort: welk bedrijf of overheidsdienst heeft hier vroeg of laat niet mee te maken? En hoe valt daar een oplossing aan te geven?

De aanschaf van een doeltreffend en gebruiksvriendelijk document management systeem met de daarbij te maken keuzes over data management, mobiele toegang tot het document management systeem via bijvoorbeeld de iPad, document imaging en document scanning is echter geen sinecure.

Om organisatorische problemen te vermijden en zo de acceptatie van het systeem en de overgang naar electronic documents te vergemakkelijken, is het nodig de document management software (DMS) naadloos te laten aansluiten bij bestaande werkprocessen. Daarbij vermindert een korte implementatietijd mogelijke irritatie en verdwijnt de oude manier van werken zonder al te veel protest.

Stappenplan naar een effectief document management systeem

In grote lijnen is het volgend stappenplan een praktische werkwijze voor de aankoop van een document management systeem:

1)  bepaal de administratieve noden van het bedrijf zonder hierbij te schiften – daaruit ontstaat dan een voorlopige lijst van nader te selecteren oplossingen: de longlist

2)  nodig leveranciers uit en bespreek de longlist

3)  selecteer en stel een shortlist samen waarin precies staat wat er nodig is

4)  maak een keuze uit de leveranciers aan de hand van een ‘proof of concept’, dit is een testdossier waaruit blijkt de leverancier echt in staat is het gevraagde te realiseren.

De geleidelijke maar besliste invoering van het nieuwe systeem (de zogenaamde implementatie), vraagt minder moeite wanneer het management duidelijk communiceert over de doelstellingen van document management systeem, de medewerkers van bij het begin betrekt bij de invoering ervan en minder de nadruk legt op de techniek maar meer op het gebruik zelf.

Zet de processen niet te vast

Het komt erop aan dicht bij de gebruiker te werken, nauw aan te sluiten bij bestaande werkprocessen en structuren niet ‘vast te zetten’. Medewerkers moeten in staat zijn de opvolging van hun vertrouwde dossiers onmiddellijk en duidelijk terug te herkennen in de – nu elektronisch opgeslagen – documentenstroom voor optimaal records management. Bovendien moet het nieuwe document management systeem mogelijkheden bieden om eigen werkprocessen op te bouwen.

Vanzelfsprekend mag de implementatie van de solution niet nodeloos lang aanslepen. Het gevaar bestaat immers dat dan alles bij het oude blijft.

Conclusie

Met deze vuistregels in gedachten kan elk bedrijf op relatief korte tijd en zonder onaangename verrassingen omschakelen op een modern, overzichtelijk en vooral efficiënt document management systeem.