Een Document Management Systeem (DMS) is van oorsprong slechts een systeem voor het managen van documenten. Het biedt mogelijkheden om documenten digitaal/elektronisch op te slaan en te ontsluiten voor zijn gebruikers.

De laatste jaren zijn de ontwikkelingen op het gebied van DMS systemen bijzonder hard gegaan. Onder andere zijn ze voorzien van meer geavanceerde zoekmogelijkheden als versie beheer, authorisatie schillen en capture mogelijkheden. Naast het opslaan van papieren documenten kan momenteel ook digitale informatie als emails, office documenten, foto, audio en video in vele formaten worden opgeslagen.

Omdat organisaties steeds meer eisen begonnen te stellen aan het creatie en behandel proces van informatie kwam er behoefte aan ondersteuning door workflows. De meeste DMS-en zijn inmiddels voorzien van deze functionaliteit.

Kenmerken van een Document Management Systeem

Kenmerkend voor DMS systemen is de structuur. Een DMS inrichten betekent van te voren uitvoerig analyseren. Het is immers onmogelijk om de samenhang tussen documenten in een DMS te behouden als je niet weet hoe die documenten samenhangen. Een probleem van een DMS is dat het vaak vele processen raakt. Deze processen maken op verschillende manieren gebruik van het DMS. Omdat dit in praktijk een continue aanpassing van het systeem zou betekenen, wordt het DMS vaak met de nodige compromissen ingericht.

Een DMS werkt daarom in een omgeving waarin documenten centraal staan en een relatief beperkt aantal processen moeten worden ondersteund. Dit zijn veelal zeer gestructureerde omgevingen.

DMS geeft onvoldoende ondersteuning daar waar kenniswerkers werken

Komt men in een omgeving terecht waar kenniswerkers werken dan geeft een DMS systeem onvoldoende ondersteuning. In een kennisomgeving werken meestal meerdere mensen samen aan vele onderwerpen (cases). Men verzamelt en deelt informatie om te komen tot oplossingen, conclusies, of beslissingen om bijvoorbeeld een volgende stap te maken. In een kennisomgeving staat het delen van informatie centraal. Het gaat hier vaak over ongestructureerde processen, processen die vaak ad-hoc beslissingen in zich dragen en onverwachte wendingen nemen.

De oplossing: Case Management Software

Een Case Management (CM) systeem is in dit geval de oplossing. In een CM oplossing wordt de informatie per case gestructureerd samengevoegd. Door deze manier van samenvoegen van informatie hebben gebruikers te allen tijde een totaal overzicht van de verzamelde informatie. Maar in een een Case Management systeem zijn processen ondergeschikt. Gebruikers kunnen wel taken/stappen aanmaken, maar zijn niet verplicht zich te houden aan volgorde van die activiteiten. De case-eigenaar kan op deze manier op ieder willekeurig moment op basis van de verzamelde informatie een beslissing nemen. En wordt niet gedwongen om een proces helemaal af te lopen. Een manier van werken die voor kenniswerkers heel gewoon is.

Voor- en nadelen van een Document Managent en Case Management Systeem

De keuze tussen een DMS systeem en een CM systeem is niet moeilijk mits je weet welke processen je wil ondersteunen en hoeveel tijd en geld je wil investeren in de implementatie.

Een DMS ondersteunt vooral gestructureerde processen waar niet van afgeweken wordt. En waarbij het document centraal staat. De implementatie tijd is relatief lang. Voordeel van een DMS is dat processen op een gestandaardiseerde manier worden doorlopen en op deze manier fouten worden voorkomen.

Een CM systeem ondersteunt daarnaast ook niet gestructureerde processen waarbij de uiteindelijke oplossing van de case centraal staat. De implementatie tijd is kort. Voordeel van een CM systeem is dat men sneller tot beslissingen kan komen. Omdat bij een Case Management systeem de processen niet centraal staan, vervalt de noodzaak van analyses. De bestaande of bekende dossierstructuur is voldoende. Hierdoor is een CM systeem ook zeer snel up-and-running.

Tip: Kijk ook eens bij ons dynamisch case management systeem